De gemeente Heers is bezig met het digitaliseren en in kaart brengen van de kerkhoven op het grondgebied van Heers.
Werkgroep WOI & WOII Groot-Heers heeft contact genomen met het gemeentebestuur in het kader van hun toekomstplannen rond het digitaliseren en archiveren van de kerkhoven en wens om dit te ontsluiten via hun website cfr. het project "Versteende Getuigenissen".
Zij hadden gehoord van de stappen die de administratie al had gezet met betrekking tot het digitaliseren en in kaart brengen van de kerkhoven en hebben de vraag gesteld of hier een vorm van samenwerking mogelijk is waardoor enerzijds het praktische werk voor de gemeentelijke administratie wordt verlicht en anderzijds voor de Werkgroep WOI & WOII kan vertrokken worden van duidelijk in kaart gebrachte informatie betreffende de ligging van de graven op de diverse kerkhoven op ons grondgebied.
Beide partijen erkennen het belang van een goed georganiseerd en toegankelijk archief voor historische en administratieve doeleinden.
Leden van de Werkgroep WOI & WOII krijgen toegang tot onze archieven voor hun opzoekingswerk en zullen de administratie helpen bij het digitaliseren van de gevonden informatie
Er zijn 2 mogelijkheden om dit aan te pakken: via Remmicom of via GEO-IT "Versteende getuigenissen".
Na onderzoek en overleg voldoet het programma "Versteende getuigenissen" van GEO-IT het best aan onze wensen.
Het administratieve gedeelte wat interessant is voor het opvolgen van de concessies kan gebeuren in het programma waar we nu al in werken (geo-it/gis).
Werkgroep WOI/WOII wil ons ook ondersteunen in dit laatste en het digitaliseren en up tot date houden van de concessies voor haar rekening nemen.
De ICT-dienst zal het nodige budget voorzien om de programma's aan te kopen die nodig zijn om deze informatie op een efficiënte en duidelijke manier te verzamelen en te ontsluiten.
Om deze samenwerking in goede banen te leiden, is het nodig om hierrond de nodige afspraken te maken zowel met betrekking tot het archiveren van de kerkhoven, het gebruik van onze programma's en het waarborgen van de bescherming van persoonsgegevens.
Decreet lokaal bestuur.
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst die integraal deel uitmaakt van dit besluit goed.