1. Het komt regelmatig voor dat een buurthuis gehuurd wordt en kort voor de activiteit weer geannuleerd. Dit dateert van voor coronatijd. De afgelopen 2 jaren waren een uitzondering en was het erg moeilijk om iets te plannen en hebben we ons allemaal erg flexibel opgesteld en was dit geen issue.
2. De annuleringskosten worden toegevoegd aan het gebruiksreglement dat tegelijkertijd nog eens grondig doorgenomen wordt en waar nodig aangepast wordt aan de huidige situatie (schrapping van bepaalde buurthuizen, porselein wordt niet meer verhuurd door verenigingen ...)
Gelukkig kunnen we corona stilaan achter ons laten, maar willen we potentiële huurders wel bewust maken om goed na te denken over het vastleggen van een buurthuis. Door het te pas en te onpas huren en vervolgens annuleren van een buurthuis, wordt dit onnodig geblokkeerd voor andere potentiële huurders. Administratief en boekhoudkundig vraagt dit ook steeds om een rechtzetting.
Uit navraag bij een aantal omliggende buurgemeentes zoals Borgloon, Wellen, Gingelom en Sint-Truiden blijkt dat het gangbaar is om annuleringskosten aan te rekenen. Enkel de annuleringstermijn verschilt soms per gemeente, gaande van 2 maanden tot 2 weken.
Het voorstel voor onze gemeente werd besproken en goedgekeurd door de werkgroep buurthuizen op 8 februari 2022. Hetzelfde geldt voor het aangepaste gebruikersreglement voor de buurthuizen.
Vanaf 29 maart 2022 zullen voor de annulering van een buurthuis annuleringskosten worden aangerekend volgens onderstaande modaliteiten:
"De huurder kan een buurthuis uiterlijk 1 maand voor de geplande activiteit annuleren. De annulering moet schriftelijk of per mail gebeuren via evenementen@heers.be.
De annuleringskosten bedragen:
Enkel in geval van overmacht - bij overlijden in de naaste familie van de huurder of ziekte van de organisator - kan deze periode korter zijn en is de annulering kosteloos. Het College van burgemeester en schepen zal desgevallend hiertoe een besluit nemen.
*Dit is de huurprijs die je terugvindt in de goedkeuring van je reserveringsaanvraag.
In uitzonderlijke gevallen kan een reservering geannuleerd worden door het gemeentebestuur en dit wegens dringende noodzakelijkheid van openbare orde (bv. verkiezingen); deze annulering zal zo ruim mogelijk op voorhand gebeuren. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor lasten die uit de annulering voortvloeien."
Het aangepaste gebruikersreglement voor de buurthuizen wordt goedgekeurd en treedt in werking op 29 maart 2022.